エクセル帳簿を使い始める前にご自身で取引内容に合わせて、勘定科目の設定や売上先の設定を行っていただく必要があります。また、普段よく使用する仕訳パターンを設定することで仕訳がより簡単になります。自分仕様にカスタマイズすることでよりスムーズな帳簿作成をすることが可能になるのです。
目次
エクセル帳簿の取り扱いの注意事項
エクセル帳簿は仕訳帳を入力後、以下の各台帳への転記の部分にマクロを利用しています。
- 仕訳帳を各勘定科目ごとの総勘定元帳へ転記
- 総勘定元帳の「売掛金」を各売上先ごとの売掛金元帳へ転記
- 月ごとの売上と経費を月間総括集計表へ転記
そのため、各シートの削除、仕訳帳、各総勘定元帳、各売上金台帳は、行や列の削除、セルの結合などを行うことができません。
総勘定元帳と売掛金台帳は、シートの移動もしないでください。うまく転記できなくなります。
もし必要なければ、「非表示」にして調整していただくようお願いします。
また、シートには「シートの保護」をかけています。行の非表示などにする場合には、メニューバーの【校閲】の【シート保護の解除】をしてから変更してください。変更後は念のため再度、【シートの保護】を行うようにしてください。
マクロの有効化
ダウンロードしたファイルは、マクロが設定してあります。画面上部に「セキュリティーの警告 無効にされました」との表示の右横にある「コンテンツの有効化」をクリック。これでマクロが動きます。
Excel 2007以前はこの方法ではありませんが、そもそもエクセル帳簿はExcel 2010以降のバージョンでないと正常に動作しません。
設定メニューより初期設定
シート名【設定メニュー】より初期設定を行います。
事業年度の設定
設定メニューのシートを開くと左上（B2）に〇〇年1月1日～12月31日と記載してあります。
こちらを帳簿の年度と合わせて入力し直してください。12月31日の方にも改めて、年度から入力し直してください。
例 2016/1/1 ～ 2016/12/31
※開業年の場合には1月1日を開業日に合わせて入力し直してください。
勘定科目の設定
【勘定科目一覧】はエクセル簿記で使用できる勘定科目が記載してあります。勘定科目は資産、負債、収益、経費の中で勘定科目の変更はできますが、今ある以上に増やすことはできません。
例えば、長期前払費用は必要ないからこれを当座預金にしたり、経費の予備.1を宣伝広告費にすることは可能です。しかし、負債に借入金の科目をさらにもう一つ増やすということができません。
勘定科目の変更
勘定科目を変更するには、以下の手順で行ってください。
1. 設定メニューの勘定科目一覧を変更
2. 1で変更した元々あった科目のシート名を変更
3. 2で変更したシートを開き、タイトル（A1)を変更
※タイトルは勘定科目を入力するだけでOKです。そうすると→総勘定元帳【科目名】という表示になります。
1、2、3で変更したすべて同じ語句でなければなりません。
元々ある科目を移動したい場合でも、面倒でもシートの移動はぜす、設定メニューの勘定科目一覧、シート名、タイトルの変更を行うようお願いします。
青色申告決算書or収支内訳書の設定
勘定科目を変更した場合、青色申告決算書、または、収支内訳書（白色申告者）を変更してください。ご自身に合わせてどちらかだけでOKです。
変更した勘定科目が青色申告決算書の8～28、または、<収支内訳書11～16、イ～ルの経費の項目部分にすでに記載してあれば何もしなくてもOKです。変更した勘定科目がない場合には緑色の部分のセルに追加してください。
売上先の設定
売上先も勘定科目と同様に変更する箇所は3か所あります。シートの移動は厳禁です。
まず、設定メニューの【売上先と報酬受取の条件】の【売上先】を変更します。
【売上先と報酬受取の条件】の【報酬受取条件】と【支払手数料】の欄はメモとして使ってください。
売掛金台帳のシート名（水色のタブ）を上記で変更したものと同じ名称に変更し、売掛金台帳のタイトル名（A1）の変更をしてください。
初期設定ではASPの会社名ではなく、サービスの名称を入力しています。こちらはお好みで変更してください。
よく使う仕訳パターンの設定
仕訳帳に記帳するにあたり、入力を簡単にするためによく使う仕訳パターンを設定します。仕訳帳は直接手入力することもできますが、こちらを事前に登録することで項目をドロップダウンリストから選択できるようになるため記帳のスピードが格段に早くなります。
設定メニューの【仕訳摘要ドロップダウンリスト】の【仕訳摘要1列目↓】にご自身がよく使いそうな項目を入力してください。今は適当に入力してありますので、この部分をご自身の好みに変更してください。
※黄色の部分は変更することはできませんのでご注意ください。
ドロップダウン2列目の設定
上記で設定した【仕訳摘要1列目↓】の項目に応じて、２列めにもドロップダウンリストを設定することができます。
この２列目のドロップダウンリストを設定するためには、エクセルの機能【名前の設定】を行うことになります。
メニューバーの【数式】→【名前の管理】→から変更したい項目を選択、もしくは、【新規作成】をクリック。
編集の場合には【名前の編集】、新規の場合は【新しい名前 】というボックスが出現します。【名前】にはドロップダウンリストの１列目の項目を、参照範囲には【仕訳摘要2列目→】の項目のリストを選択してください。
水色の部分は報酬受取条件をもとに売上先(E列）を入れてください。（例 =E5 などの関数を入力する）。特に【振込】の【仕訳摘要2列目→】へはご自身の条件の売上先を必ず入力してください。
また、2列目のドロップダウンの設定は１列目の【振込】の項目に対しては必ず行ってください。振込はすでに名前の管理に存在していますので、選択範囲をご自身のものに合わせて設定し直す必要があります。
仕訳パターンの勘定科目の設定
最後に【ドロップリストダウンから勘定科目の自動入力条件設定】を入力します。上記の【仕訳摘要ドロップダウンリスト】の【仕訳摘要1列目↓】に応じた勘定科目を設定します。仕訳帳で、ドロップリストから選択すると自動的に借方、貸方に設定した勘定科目が自動で入力されるようにしています。
ご自身で設定した【仕訳摘要1列目↓】に合わせて、勘定科目を変えてください。
まとめ
初期設定をするにあたって、ご自身に必要な仕訳はどのようなものがあるのか、把握していると作業もスムーズに進みます。仕訳の借方や貸方などは、ググるとたいていのことは解決しますが、判断の難しい場合がある時は、国税庁のHPを活用しましょう。
税務署に直接聞いてみてもいいかもしれません。
今わたしが使用しているのは【マネーフォワード クラウド確定申告】です。こちらは銀行口座やカード明細、Amazonからの購入履歴が明細データとして自動取得され、ワンクリックで自動で仕訳されるので毎年助かっています。
こちらのエクセル帳簿は前述しているとおり、勘定科目と仕訳票の行数に制限があります。今後事業を拡大していく上では、使い続けていくのは難しくなるでしょう。私自身もはやエクセル会計は使用していません。
制限はありますが無料でお試しが出来ますので、検討されている方は登録してみてください。もちろん無料から有料への切り替えの際に、入力していたデータは引き継ぎされ消えることはありません。